De werkwijze en bevinding hieronder zijn bedacht. Er zijn geen cliëntgegevens gebruikt en dit voorbeeld is niet extern inhoudelijk beoordeeld.
Werkproces: concept voor een algemene klantmail
In dit fictieve kantoor maakt een medewerker met een online AI-chat een eerste tekst voor een algemene e-mail over een gewijzigde inlogprocedure. Een collega controleert de tekst vóór verzending. Welke accountversie en instellingen worden gebruikt, is in dit voorbeeld nog niet vastgesteld.
Eén bevinding, met bronstatus
| Bevinding | Volgens de fictieve medewerker wordt de AI-chat gebruikt voor een eerste tekstconcept. De feitelijke invoer is niet ingezien. |
|---|---|
| Bronstatus | Verklaard in gesprek; niet geverifieerd. Er is geen accountinstelling, leveranciersdocument of invoervoorbeeld gecontroleerd. |
| Open vraag | Welke versie van de dienst gebruikt het kantoor, en welke gegevens mogen medewerkers bij dit proces invoeren? |
Wat betekent ‘bronstatus’?
Per bevinding staat of iets in een gesprek is verklaard, met een ingeziene bron is onderbouwd, of nog onbevestigd is. Een bronstatus maakt de herkomst zichtbaar; zij is geen keurmerk en zegt op zichzelf niet of een werkwijze rechtmatig of veilig is.
Drie mogelijke vervolgstappen
- Laat voor dit ene proces vastleggen welke tool en accountversie medewerkers daadwerkelijk gebruiken.
- Laat de verantwoordelijke voor IT en leveranciersinformatie de toepasselijke instellingen en afspraken controleren en documenteren.
- Beslis binnen het kantoor of deze werkwijze doorgaat, wordt beperkt of voorlopig stopt. Laat vragen die een juridisch oordeel vragen afzonderlijk beoordelen.
Een echte scan beschrijft de besproken situatie van één kantoor binnen de afgesproken scope. Ook dan blijven onbevestigde feiten en specialistische vragen herkenbaar openstaan.